Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Transparantie, democratie en interne verantwoording en controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties - de zogenaamde Code Muyters - met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.

Transparantie: de mate van openheid in het overbrengen van informatie. Een transparante werking biedt externe actoren de mogelijkheid om toezicht te houden op de interne werking van een organisatie.

Democratie: Interne regels en normen die inherent zijn aan democratische grondbeginselen.

Interne verantwoording en controle: voorkomt machtsconcentratie en zorgt voor een robuuste besluitvorming zonder ongewenste beëinvloeding. De interne verantwoordelijkheid en controle zorgen dat er duidelijk toe te wijzen bevoegdheden zijn en dat bestuurders of beslissingsorganen democratisch functioneren zonder over de absolute controle over beslissingen te beschikken.

Hieronder de permanente rapportering over hoe de federatie omgaat met Goed Bestuur:

Harde indicatoren

Transparantie

 

1.1a Staan de statuten op onze website?
       Statuten
1.1a Staan de interne reglementen op onze website?
       Intern Reglement + Bijlagen Intern Reglement
1.1a Staat het organigram op onze website?
       Organigram
1.1a Staan de sportieve reglementen op onze website?
       Sportieve reglementen: disciplines
1.1b Zijn de statuten eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Zijn de interne reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Is het organigram eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur
1.1b Zijn de sportieve reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
         Homepagina > Goed Bestuur

         

1.2a Staat het beleidsplan op onze website?
        Luik 1: Beleidsplan (2017-2020) Algemene werking
        Luik 2: Financieel luik (versie 1-09-2019)
        Beleidsplan Topsport
       Beleidsplan (2021-2024; inclusief topsport, Jeugd en Laagdrempelig sporten)
1.2b Is het beleidsplan eenvoudig en openbaar te vinden via (doorklikken op) homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur 

 

1.3a Staat het meest recente jaarverslag op onze website?
         Jaarverslag 2019
1.3b Staan de jaarverslagen van de vier voorgaande jaren op onze website?
        Voorbije jaren 
1.3c Zijn de jaarverslagen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
        Homepagina > Goed Bestuur 

 

1.4a Staat het verslag van de laatste rvb (of een publieke versie ervan) op onze website?
        Verslagen RVB
1.4b Staan de verslagen van alle rvb van de afgelopen 12 maanden (of een publieke versie ervan) op onze website?
        Verslagen RVB
1.4c Geven de verslagen van alle rvb een samenvatting van de besprekingen / (motivering van) de beslissingen?
        Verslagen RVB

 

1.5a Staat het verslag (incl. de resultaten van de stemmingen) van de meest recente AV op onze website?
       Verslag AV 2020
1.5b Staan de verslagen (incl. de resultaten van de stemmingen) van alle AV van de laatste 4 jaar op onze website?
       Verslagen AV 
1.5c Bevatten de verslagen van alle AV een samenvatting van de besprekingen?
       Verslagen AV
1.5c Bevatten de verslagen van alle AV de resultaten van stemmingen?
        Verslagen AV

 

1.6a Staat de actuele samenstelling van de rvb op onze website?
        Bestuur 
1.6b Staat de start- en einddatum van het mandaat vermeld bij elk lid van de rvb?
        Bestuur 
1.6c Staat het aantal en de duurtijd van eventuele vroegere mandaten bij elk lid van de rvb vermeld?
        Bestuur 

 

1.7 Rapporteert het jaarverslag over de vergoedingen van bestuursleden (geaggregeerd en/of geanonimiseerd)?
        Jaarverslag 2019 pg 3
        Statuten zie artikel 27.3

 

1.8 Rapporteert het jaarverslag over verklaringen van belangenconflicten en goedgekeurde besluiten over belangenconflicten?
         Jaarverslag 2019 pg 5
         Statutenzie artikel 34
       Bijlagen Intern Reglement, zie bijlage 2

 

1.9a Rapporteert het recentste jaarverslag over hoe de federatie omgaat met de code goed bestuur?
      Jaarverslag 2019  > punt Good Governance (pg 6-7)
1.9b Motiveert het recentste jaarverslag eventuele afwijkingen van de code?
        Jaarverslag 2019  > punt Good Governance (pg 6-7)
1.9c Rapporteert het recentste jaarverslag over bestuurswijzigingen?
        Jaarverslag 2019 > punt Good Governance (pg 6-7)

 

Democratie

2.1a Hebben we bestuursprofielen voor onze rvb?
        Bijlagen Intern Reglement, zie bijlage 3
2.1b Hebben we een achterliggende motivatie voor deze profielen?
      Bijlagen Intern Reglement , zie bijlage 3
2.1c Zijn deze bestuursprofielen goedgekeurd op de AV?
        Verslag AV 2020 > punt 8a (bestuurdersprofielen zijn aangepast in Reglement inwendige orde) 
2.1d Hebben we een document dat vastlegt dat de rvb periodiek én bij het ontstaan van elke vacature de reële en gewenste profielen evalueert?
        Na ontvangst worden de vacatures steeds geëvalueerd op de eerste volgende Raad van Bestuur, zoals bepaald in het Intern Reglement artikel 4.2.1
2.1e Kunnen we aantonen dat deze evaluatie is gebeurd?
        Ja > Bestuursvergadering 19/11 

2.2a Hebben we een procedure voor het opstellen van de agenda van bestuursvergaderingen?
      Statuten zie artikel 31
      Intern Reglement, zie artikel 4.2.5
2.2a Hebben we een procedure voor het verloop van bestuursvergaderingen?
        Statuten zie artikel 31
      Intern Reglement, zie artikel 4.2.5
2.2a Hebben we een procedure voor de goedkeuring van de besluiten op bestuursvergaderingen?
      Statuten zie artikel 31
        Intern Reglement, zie artikel  4.2.5
2.2b Is de toezichthoudende rol van de voorzitter op deze procedures vastgelegd?
        Intern Reglement, zie artikel 4.2.5

 

2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de AV?
      Statutenzie artikel 23
2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de rvb?
      Statutenzie artikel 32

 

2.4a Hebben bestuursfuncties volgens de statuten een maximale aaneengesloten zittingsperiode?
      Statutenzie artikel 27.3
2.4b Overschrijdt deze de maximumduur van 12 jaar niet?
      Statutenzie artikel 27.3

 

2.5 Hebben we een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin staat dat slechts een deel tegelijk vervangen wordt?
        Bestuur

2.6 Vergaderde onze rvb minstens 5x de voorbije 12 maanden?
      Verslagen RVB

2.7a Hebben we een gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe bestuurders?
        Intern Reglement, zie artikel 4.2.2
2.7b Voorziet de introductieprocedure in een individueel gesprek met de voorzitter en gebeurt dit in de praktijk?
        Intern Reglement, zie artikel 4.2.2
      Bijlagen Intern Reglement, zie bijlage 4 
      Praktijk: Bestuursvergadering 15/10 
2.7c Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid een benoemingsbrief krijgt en gebeurt dit in de praktijk?
        Bijlagen Intern Reglement, zie bijlage 4
      Praktijk: Bestuursvergadering 15/10 
2.7d Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid de statuten, het intern reglement en het beleidsplan ontvangt en gebeurt dit in de praktijk?
        Bijlagen Intern Reglement, zie bijlage 4
      Praktijk: Bestuursvergadering 15/10 

 

2.8 Vertegenwoordigt de AV rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie?
      Statutenzie artikel 24

 

2.9 De statuten bepalen dat er binnen onze federatie geen autonome of zelfstandige entiteiten kunnen bestaan met eigen beleid dat kan afwijken van het door de AV en rvb vastgelegde beleid?
      Statutenzie artikel 28

 

Interne Verantwoording en controle

3.1 Hebben we een afbakening van taken en bevoegdheden tussen de AV en rvb?
      Statutenzie artikels 20 & 28
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van de directie tov AV / rvb?
      Statutenzie artikels 20 & 28
      Intern Reglement zie artikel 4.3, 4.4 en Bijlagen Intern Reglement bijlage 3
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van (relevante) comités/commissies tov AV, rvb en eventueel directie en elkaar?
      Intern Reglement zie artikel 4.5 & 4.6 & 4.7

 

3.2a Het cumuleren van de functie van voorzitter van de rvb en directeur is verboden in de statuten?
      Statutenzie artikel 27.3
3.2b Worden de functies van voorzitter van de rvb en directie niet gecumuleerd in de praktijk?
        Bestuur en Personeel

 

3.3 Zijn de onverenigbaarheden met het lidmaatschap in de rvb vastgelegd in de statuten?
      Statutenzie artikel 27.3

 

3.4a Bevat het (een) reglement een duidelijke afbakening van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur (of persoon die de dagelijkse leiding heeft) en zijn/haar relatie met het bestuur?
        Intern Reglement zie artikel 4
3.4b In geval van meerdere directieleden: maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden tussen directieleden onderling verdeeld zijn?
        Intern Reglement zie artikel 4
3.4c Maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk welke beslissingen de directie en welke het bestuur toekomen?
        Intern Reglement zie artikel 4
3.4d Bepaalt het (een) (huishoudelijk) reglement een duidelijke (financiële) grens wanneer directie dan wel rvb bevoegd is voor het afsluiten van contracten met externe partijen?
        Intern Reglement zie artikel 4

3.5a Vond er de afgelopen 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen (minstens) één lid van de rvb en de/alle directeur(s) (of de persoon die de dagelijkse leiding heeft)?
         Ja > 2 juni 2020
3.5a Is er een verslag van dit/deze functioneringsgesprek(ken)?
         Ja
3.5b Werd het verslag van dit functioneringsgesprek goedgekeurd door de rvb?
         Ja > RvB

 

3.6a Hebben we een (meerjarig) beleidsplan (incl. missie/visie/strategie)?
        Beleidsplannen
3.6a Werd dit beleidsplan goedgekeurd door de AV?
        Nee; het beleidsplan 2017-2020 werd niet goedgekeurd. Elk jaar werd wel het jaarplan goedgekeurd.
3.6b Hebben we een jaarplan voor het komende boekjaar, afgeleid van het meerjarig beleidsplan?
         Verslag AV 2020 > punt 13
3.6b Werd dit jaarplan goedgekeurd door de AV?
         Verslag AV 2020  > punt 13
3.6c Hebben we een jaarbegroting voor het komende boekjaar, afgeleid van de meerjarenbegroting?
         Verslag AV 2020  > punt 5
3.6c Werd deze jaarbegroting goedgekeurd door de AV?
         Verslag AV 2020  > punt 5

 

3.7a Hebben we een onafhankelijk financieel comité of auditcomité door de AV benoemd? (minstens één onafhankelijk én deskundig persoon)
         Verslag AV 2020  > punt 4
3.7b Zijn de werking, taken en samenstelling van dit comité in een intern reglement vastgelegd?
         Intern Reglement zie artikel 7.5.7
3.7c Heeft dit comité de meest recente jaarrekening goedgekeurd?
         Verslag AV 2020 > punt 4
3.7c Heeft dit comité over de meest recente jaarrekening verslag uitgebracht aan de AV?
       Verslag AV 2020 > punt 4

3.8 Heeft de rvb de afgelopen 12 maanden een zelfevaluatie uitgevoerd?
        Ja (besproken RvB 17/12/2020)
3.8 Is er een verslag van deze zelfevaluatie?
        Ja:  

3.9a Hebben we een gedragscode van toepassing op bestuurders, directie en personeel?
        Bijlagen Intern Reglement bijlage 1
3.9b Bevat deze gedragscode minstens een verplichting om integer te handelen, een onkosten- en geschenkenregeling en regels inzake belangenvermenging?
      Bijlagen Intern Reglement bijlage 1
3.9c Werd de gedragscode ondertekend door alle leden van de rvb, directieleden en personeelsleden?
        Ja, deze is beschikbaar.
3.9d Heeft de rvb de laatste 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de gedragscode?
        Ja, via de uitnodiging AV 2020
3.9d Werd de AV in kennis gesteld van de gedragscode?
        Ja, via de uitnodiging AV 2020        

3.10a Hebben we procedures inzake belangenconflicten?
        Bijlagen Intern Reglement zie bijlage 1.4.3
      Statuten zie artikel 27.1
3.10b Waarborgen deze procedures de melding van (gepercipieerde en daadwerkelijke) belangenconflicten in het verslag van de rvb en in een register?
        Bijlagen Intern Reglement zie bijlage 2
3.10b Waarborgen ze dat commerciële transacties met een derde waarmee een lid van de rvb een (in)directe familiale/commerciële relatie heeft vooraf aan de AV (of aan een door de AV gemandateerd orgaan) worden voorgelegd?
        Bijlagen Intern Reglementzie bijlage 1
3.10c Waarborgen deze procedures dat bestuurders bij beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet mogen deelnemen aan de stemming?
        Bijlagen Intern Reglement zie bijlage 1

3.11a Hebben we met de rvb een werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden?
        Ja -->  
3.11b Behandelt het vergaderschema de begroting?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarrekening?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema het beleidsplan?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema het jaarverslag?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarlijkse zelfevaluatie?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema de evaluatie van de directie?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema de "governance" van de organisatie?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema een evaluatie van "governance" van de organisatie?
        Ja
3.11b Behandelt het vergaderschema het voorbereiden van de AV?
        Ja