Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Om aan officiële wedstrijden deel te nemen is een wedstrijdvergunning vereist.

Motivatie voor het opleggen van wedstrijdvergunningen:

  • bevestiging van de medische geschikheid van de vaarder
  • enkel leden van clubs van de federatie toelaten tot wedstrijden georganiseerd door de federatie en haar clubs
  • garanderen/opvolgen van wettelijke vereisten (o.a. overgangen)
  • administratieve vereenvoudiging mogelijk maken

Aan propagandawedstrijden kan deelgenomen worden zonder een wedstrijdvergunning.  Deze laagdrempeligheid heeft tot doel (nog) niet competitieve vaarders te laten proeven van wedstrijdvaren.

Voorafgaande voorwaarden voor het aanvragen van een wedstrijdvergunning

Een wedstrijdvergunning voor een vaarder kan pas aangevraagd worden wanneer:

  • het van die persoon bij de club en het VKKF volledig in orde is voor het jaar waarvoor de aanvraag dient
  • een volledig ingevuld medisch attest dat door de onderzoekende arts ondertekend, gedateerd en afgestempeld werd, beschikbaar is

Praktische werkwijze 

1. verkrijg medische attesten van je wedstrijdvaarders

Bezorg je wedstrijdvaarders, ruim op voorhand, een blanco medisch attest, of meld ze waar ze het zelf online kunnen vinden.

Vraag ze om dat attest tijdens een medisch onderzoek aan hun arts te geven voor invulling, afstempeling en ondertekening en zorg ervoor dat je die ingevulde medische attesten verkrijgt. Druk je leden op het hart die formulieren leesbaar in te (laten) vullen!

2. Opladen en goedkeuren van medische attesten in het Twizzit-platform

Het opladen van medische attesten kan door clubverantwoordelijke of de wedstrijdvaarder zelf gebeuren. Een medisch attest mag reeds dateren enkele maanden voor afloop wedstrijdjaar.

Voor alle disciplines exclusief kajakpolo loopt het wedstrijdjaar van 1 januari tot en met 31 december. Als grensdatum wordt 1 oktober van het jaar voordien aangehouden (vb.: voor een vergunning in 2021 mag een medisch attest ten vroegste gedateerd zijn op 1 oktober 2020).

Voor kajakpolo loopt het wedstrijdjaar van 1 augustus tot en met 31 juli. Als grensdatum wordt 1 april aangehouden (vb.: voor een kajakpolo vergunning in 2021-2022 mag een medisch attest ten vroegste gedateerd zijn op 1 april 2020). 

2.a. Opladen van medische attesten door clubverantwoordelijke

  1. Log in op https://app.twizzit.com/
  2. Ga naar Beheer > CRM
  3. Zoek de namen van de wedstrijdvaarders waarvan je een medisch attest ontvangen hebt
  4. Klik op het lid 
  5. Laad het medisch attest op in EXTRA DETAILS VKKF > Medsich Attest
  6. Het medisch attest wordt nu goedgekeurd door VKKF

2.b. Opladen van medische attesten door het lid/wedstrijdvaarder zelf 

Opgelet: het is mogelijk dat jouw club je nog geen toegang heeft verleend voor Twizzit of voor het opladen van medische attesten in jouw Twizzit-platform. Neem contact op met de clubverantwoordelijke.

  • Log in op https://app.twizzit.com/
  • Ga naar Mijn Twizzit > Persoonlijke gegevens
  • Laad je EXTRA DETAILS VKKF terugvind Klik op het lid 
  • Laad het medisch attest op in EXTRA DETAILS VKKF > Medsich Attest
  • Het medisch attest wordt nu goedgekeurd door VKKF

3. aanvragen indienen in Twizzit

 Wanneer het medisch attest is goedgekeurd door het VKKF, kan (enkel) de clubverantwoordelijke een wedstrijdvergunning aanvragen. 

  • Log in op https://app.twizzit.com/
  • Ga naar Beheer > CRM
  • Zoek de namen van de wedstrijdvaarders waarvan je een medisch attest ontvangen hebt
  • Klik op het lid 
  • Scroll bij het lid die een wedstrijdvergunning wenst naar Lidmaatschappen
  • Klik bij de lidmaatschap Vlaamse Kano & Kajak Federatie op de drie puntjes en vervolgens op Lidmaatschap wijzigen
  • Duid de Beoefende disciplines aan en vervolgens welke wedstrijdlicenties
  • De wedstrijdlicentie(s) word(en) nu goed/afgekeurd door het VKKF-secretariaat. Als het VKKF-secretariaat de wedstrijdlicentie goedkeurd; ontvangt de wedstrijdvaarder per discipline zijn/haar leeftijdscategorie.

Indien er vragen zijn met betrekking tot het opladen van de medische attesten en het aanvragen van de wedstrijdvergunningen in Twizzit; aarzel dan niet om Joanna François te contacteren. 

Kostprijs en betalingswijze

Een wedstrijdvergunning kost € 5. De kostprijs van vergunningen wordt verrekend in de trimesteriële facturen van de clubs, die in Twizzit worden aangemaakt.

Overgangsformaliteiten/Transfer

Indien je je wedstrijdvergunning bij of een transfer naar een andere club wil aanvragen, moeten de overgangsformaliteiten, zoals voorzien in het Reglement Inwendige Orde, artikel 15, gerespecteerd worden.

Het clublid maakt zijn overgang tussen

  • 1 december en 31 december voor alle disciplines behalve kajakpolo
  • 1 juli tot 31 juli voor kajakpolo

per brief of per e-mail kenbaar aan (verplichte zaken: welke wedstrijdvergunning, de club waar je deze opzegt, je nieuwe club en de naam van de persoon waar het om gaat + handtekening):

  1. het bestuur van de club waarvoor hij stopt met competitie met varen in de betreffende discipline(s), de oude/vroegere club dus;
  2. de verantwoordelijke “competitiesport” van de VKKF (Beleidscel Competitie);
  3. VKKF-secretariaat (e-mail =  of adres = Blijde Inkomststraat 50 - 3000 Leuven)

De poststempel van de brief, of de datum van de e-mail, geldt als bewijs van verzending. De melding heeft uitwerking op 1 januari daaropvolgend. Indien je al meer dan 1 jaar geen wedstrijdvergunning voor een bepaalde discipline hebt gehad, kan je zonderverwittiging een vergunning aanvragen bij een nieuwe club.