Vlaamse Kano & Kajak Federatie

Privacyverklaring

1. Algemeen

Vlaamse Kano & Kajak Federatie hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we helder en transparante informeren over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Vlaamse Kano & Kajak Federatie houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en de types persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Vlaamse Kano & Kajak Federatie zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vlaamse Kano & Kajak Federatie
Zetel: Clercxhoevestraat 2B, 3910 Neerpelt
Emailadres:
Telefoon: 011/642835

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Vlaamse Kano & Kajak Federatie verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van (recreatieve) competities en tornooien (gerechtvaardigd belang & contractuele grond)
  • Het organiseren van andere activiteiten zoals sportieve en extra-sportieve evenementen (contractuele grond & gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting & contractuele grond)
  • Zodat er kan deelgenomen worden aan internationale wedstrijden, topsport, topsportstages (gerechtvaardigd belang)
  • Om als topsporter aan een dopingcontrole deel te nemen (gerechtvaardigd belang)
  • Promotie, PR en communicatie (gerechtvaardigd belang)
  • HR: vrijwilligersadministratie (contractuele grond)
  • Sportclubondersteuning: beheren van eigen clublijsten/database (contractuele grond)
  • Boekhouding: bijhouden leverancierslijst & klantenlijst (wettelijke verplichting)

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, Gsm-nummer, e-mail, fax
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, lidnummer, overlijdensdatum
  • Competitiegegevens: aansluitingsnummer, klassement, licentie, wedstrijdgegevens en –resultaten, informatie over schorsing, overtredingen
  • Medische geschiktheidsattesten
  • Persoonlijke gegevens: Brevet (+ datum + afnemer), sportdiploma (+ datum), VOTAStrainerID, studiegraad/diploma
  • Medische gegevens van topsporters
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

4. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • afhandeling van verzekeringsdossiers;
  • het ledenbestand
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en het sociaal secretariaat;
  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en ledenmagazine.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden). We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de andere clubs die behoren tot VKKF, KBKV, ECA, ICF)
  • Subsidiërende overheden en dopingagentschap
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

6. Bewaartermijn

Vlaamse Kano & Kajak Federatie bewaart persoonsgegevens langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Vlaamse Kano & Kajak Federatie verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar of maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking).

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Vlaamse Kano & Kajak Federatie van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

8. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt als lid rechtstreeks toegangsrecht tot uw gegevens in de mate van het mogelijke door het hanteren van een Principle of Least Privilege.

Je hebt het recht op het wissen/verwijderen van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijziging privacyverklaring

Vlaamse Kano & Kajak Federatie kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 6/06/2018.